De welstandscommissie vergadert in het openbaar. Dit heeft als voordeel dat alle betrokken partijen meteen op de hoogte kunnen zijn van de advisering en een inbreng in de discussie over het bouwplan kunnen hebben. Naast de opdrachtgever hebben ook de direct belanghebbenden spreekrecht. De commissievergadering of een gedeelte daarvan is niet openbaar in gevallen waarin het belang van openbaarheid niet opweegt tegen belangen zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, van de Wet Openbaarheid van Bestuur.
Opdrachtgevers en ontwerpers krijgen zowel bij de commissie als bij de rayonarchitect de gelegenheid om de behandeling van hun plan bij te wonen, indien dat op het aanvraagformulier (bij vooroverleg op een apart formulier of telefonisch) wordt aangeven. Eventueel lichten zij hun plan toe. De gemeente zorgt ervoor dat aanvragers in die gevallen een uitnodiging ontvangen. Indien de rayonarchitect het nodig acht een plan in de commissie te laten toelichten, brengt de gemeente de aanvrager daarvan in kennis.

Behandeling van bouwplannen
De rayonarchitect introduceert de plannen en licht deze toe. Eventueel wordt in het vooroverleg gegeven commentaar samengevat. De aanvrager of ontwerper krijgt de gelegenheid om het ontwerp kort en bondig toe te lichten. Hierna vindt de beraadslaging plaats door de leden van de welstandscommissie waarna de commissie bij monde van de voorzitter een advies formuleert.

Agenda
De vergadering van de welstandscommissie wordt door de gemeente aangekondigd. De agenda voor deze vergadering wordt opgesteld door de rayonarchitect in overleg met de welstandsambtenaar.