10.3   Vooroverleg
 
Het vooroverleg is belangrijk voor een soepel verloop van het welstandsproces. Minstens eens in de twee weken is de rayonarchitect op het gemeentehuis. Via de gemeente kan men een afspraak maken voor een overleg met de rayonarchitect. In dit richtinggevende overleg wordt gesproken over ontwerpuitgangspunten zoals die uit het ruimtelijk beleid van de gemeente voortvloeien. Op basis van schetsplannen kan worden bepaald of een bouwplan past binnen deze uitgangspunten. Er is bij vooroverleg nog geen sprake van een officiële aanvraag. Het leidt dan ook niet tot gemeentelijke beslissingen waaraan een rechtsgevolg is verbonden. Dat ontstaat pas als de initiatiefnemer formeel de omgevingsvergunning aanvraagt.
Vooroverleg over (kleinere) bouwplannen vindt met de rayonarchitect plaats. Hiervan wordt een schriftelijk verslag gemaakt waardoor het verloop van het overlegproces voor alle partijen inzichtelijk is. Bij grotere en complexere plannen vindt het vooroverleg in de regel met de voltallige commissie plaats. De rayonarchitect maakt hiervan een verslag.
Nadat overeenstemming is bereikt in het vooroverleg kan een snel en efficiënt ontwerptraject worden ingeslagen hetgeen geld- en tijdbesparend kan werken. Het initiatief tot vooroverleg kan zowel van de commissie, de gemeente als de aanvrager zelf komen. Het reglement van de welstandscommissie geeft aan in welke mate het vooroverleg openbaar is.

Vooroverleg over grootschalige ontwikkelingen

Vooroverleg omvat ook het stedenbouwkundig overleg tussen de welstandscommissie en de gemeente. De commissie wordt in een vroeg stadium geïnformeerd over nieuwe stedenbouwkundige ontwikkelingen en de gevolgen daarvan voor de inrichting en kwaliteit van de gebouwde omgeving en de openbare ruimte. De welstandscommissie kan ook gevraagd worden op het plan te reageren in een adviserende rol richting gemeente.
Deze vorm van overleg is in principe niet openbaar, tenzij de gemeente dat in overleg met de direct betrokkenen wenselijk acht. Van stedenbouwkundig overleg wordt een schriftelijk verslag gemaakt door de rayonarchitect, tenzij de bij het overleg betrokken partijen van mening zijn dat een verslag overbodig is. De welstandscommissie kan iemand mandateren om namens hen te participeren in projectgroepen voor grotere ruimtelijke ontwikkelingen. Op gezette momenten zal de gemandateerde ruggespraak houden met de commissie.